für completdent.de und die Vorbereitung zahnmedizinischer Behandlungen
1. Verantwortlicher
White Complet Dent Plus Kft. Sitz: 3066 Kutasó, Toldi utca 4., Ungarn Behandlungs- und Datenverarbeitungsstandort: 1139 Budapest, Gömb utca 44., Ungarn Handelsregisternummer: 12-09-012585 Steuernummer: 24883304-2-12 USt-IdNr.: HU24883304 E-Mail: info@completdent.de Website: https://completdent.de
Datenschutzkontakt / Datenschutzbeauftragte/r (sofern bestellt): [VOR VERÖFFENTLICHUNG ERGÄNZEN]
2. Geltungsbereich
Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website, bei einer Kontaktaufnahme, bei der Übermittlung von Unterlagen, bei der Vorbereitung und Durchführung einer zahnmedizinischen Behandlung sowie bei Nachsorge- und Versicherungsprozessen.
Gesundheitsdaten – etwa Röntgen- und CT-Aufnahmen, Befunde, Angaben zu Erkrankungen oder Medikamenten sowie Behandlungsinformationen – sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.
3. Website-Aufruf und Serverprotokolle
Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen. Die Verarbeitung dient der sicheren und technisch zuverlässigen Bereitstellung der Website sowie der Erkennung von Missbrauch und Störungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Cookies, Consent-Management und ähnliche Technologien
Technisch unbedingt erforderliche Cookies beziehungsweise vergleichbare Speicher- und Zugriffstechnologien werden eingesetzt, soweit dies für einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst erforderlich ist. Nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder Tracking-Technologien werden erst nach entsprechender Einwilligung aktiviert. Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft geändert oder widerrufen werden. Für Zugriffe auf Endgeräte gelten zusätzlich die Anforderungen des § 25 TDDDG.
5. Google Tag Manager, Analyse- und Marketingdienste
Zur technischen Verwaltung von Website-Tags kann Google Tag Manager eingesetzt werden. Soweit Google Analytics, Google Ads, Conversion Tracking oder vergleichbare Dienste tatsächlich aktiviert werden, erfolgt dies – soweit einwilligungspflichtig – erst nach entsprechender Zustimmung über das Consent-Management-System. Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist regelmäßig Google Ireland Limited. Die konkret aktiven Dienste, Cookies, Speicherdauern und Empfänger sind in den Cookie-Einstellungen der Website aktuell zu halten.
6. Kontaktformular, Rückruf und Datei-Uploads
Wenn Sie uns über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder WhatsApp-Nummer, bevorzugter Kontaktweg, Nachricht sowie freiwillig hochgeladene Röntgenbilder, Fotos, Kostenpläne oder sonstige medizinische Unterlagen gehören.
Die Verarbeitung allgemeiner Kontakt- und Vertragsdaten erfolgt insbesondere zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung eines möglichen Behandlungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Gesundheitsdaten für die Vorbereitung oder Durchführung medizinischer Versorgung verarbeitet werden, erfolgt dies im hierfür gesetzlich zulässigen Umfang insbesondere auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und den einschlägigen ungarischen Gesundheitsvorschriften. Für freiwillige Zusatzverarbeitungen kann eine gesonderte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO eingeholt werden.
Bitte übermitteln Sie nur Unterlagen, die für Ihre Anfrage erforderlich sind.
7. Online-Kalkulator
Ein auf der Website angebotener Preis- oder Versicherungskalkulator dient ausschließlich der Orientierung und ersetzt weder eine zahnärztliche Untersuchung noch einen individuellen Behandlungs- und Kostenplan oder eine Leistungsentscheidung eines Versicherers.
Nach der für den Go-live vorgesehenen Konfiguration werden detaillierte Kalkulator-, Behandlungs- oder Versicherungsergebnisse nicht automatisch als vollständiges Profil an ein CRM übertragen. Erst durch eine bewusste Kontaktanfrage werden die dort ausdrücklich eingegebenen Kontaktdaten verarbeitet. Zur internen Zuordnung kann gespeichert werden, dass eine Anfrage nach Nutzung des Kalkulators erfolgte.
8. E-Mail, Telefon und Rückrufservice
Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die zur Bearbeitung erforderlichen Kontakt- und Kommunikationsdaten. Dazu können Terminangaben, Gesprächsinhalte und – sofern vom Patienten mitgeteilt – Gesundheitsinformationen gehören. Zugriff erhalten nur Personen, die die Daten für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.
9. WhatsApp und Messenger-Kommunikation
Wenn Sie WhatsApp ausdrücklich als Kommunikationsweg wählen oder uns dort kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen und die übermittelten Inhalte. Zusätzlich verarbeitet der Anbieter des Messenger-Dienstes technische und gegebenenfalls weitere Daten nach seinen eigenen Bedingungen. Die Nutzung ist freiwillig; Sie können jederzeit einen anderen angebotenen Kommunikationsweg wählen. Umfangreiche medizinische Unterlagen sollten nach Möglichkeit über den hierfür vorgesehenen sicheren Übermittlungsweg bereitgestellt werden.
10. Telefonaufzeichnungen und Transkription
Telefonate können – sofern dieser Prozess für den jeweiligen Anschluss aktiviert ist – zu Dokumentations- und Qualitätssicherungszwecken aufgezeichnet und/oder transkribiert werden. Eine Aufzeichnung erfolgt nicht ohne vorherige Information; soweit eine Einwilligung erforderlich ist, beginnt sie erst nach Zustimmung. Eine Ablehnung verhindert nicht die Kontaktaufnahme über andere angebotene Kommunikationswege. Transkriptionen werden nicht für ausschließlich automatisierte medizinische Entscheidungen verwendet.
11. Videoberatung
Bei vereinbarten Videoberatungen verarbeiten wir Kontaktdaten, Termindaten sowie freiwillig mitgeteilte Informationen. Soweit ein externer Videodienst eingesetzt wird, verarbeitet dieser die technisch erforderlichen Verbindungsdaten entsprechend seiner Rolle. Eine Videoberatung ersetzt keine klinisch erforderliche persönliche Untersuchung oder Bildgebung.
12. Patientendaten und medizinische Dokumentation
Kommt ein Behandlungsverhältnis zustande, verarbeitet CompletDent die für medizinische Versorgung, Dokumentation, Abrechnung, Nachsorge und gesetzliche Pflichten notwendigen Identifikations-, Kontakt-, Anamnese-, Befund-, Bildgebungs-, Behandlungs- und Abrechnungsdaten.
Nach den einschlägigen ungarischen Vorschriften ist Gesundheitsdokumentation grundsätzlich mindestens 30 Jahre aufzubewahren; bildgebende Aufnahmen grundsätzlich 10 Jahre und die dazu erstellten Befunde 30 Jahre. Soweit längere gesetzliche Fristen gelten, sind diese maßgeblich.
13. Krankenkassen, Zusatzversicherungen und Heil- und Kostenpläne
Auf Wunsch unterstützen wir Patienten administrativ bei der Vorbereitung von Unterlagen für eine deutsche Krankenkasse oder Zusatzversicherung. Mit einer entsprechenden Vollmacht und – soweit erforderlich – einer gesonderten Einwilligung können behandlungsbezogene Unterlagen übermittelt, fachliche Rückfragen beantwortet und fehlende Dokumente nachgereicht werden. Die Entscheidung über Art und Höhe einer Kostenerstattung trifft ausschließlich der jeweilige Versicherer.
Die Unterstützung umfasst keine Rechtsberatung, keinen Widerspruch gegen Versicherungsentscheidungen und keine Vertretung in rechtlichen Streitverfahren.
14. Foto-, Video-, Schulungs- und Marketingnutzung
Bildaufnahmen, die für Diagnose, Behandlungsplanung oder medizinische Dokumentation erforderlich sind, werden als Teil der medizinischen Versorgung verarbeitet. Eine darüber hinausgehende Verwendung von Fotografien, Videos oder Behandlungsinformationen zu Schulungs-, wissenschaftlichen, werblichen oder öffentlich zugänglichen Zwecken erfolgt nur auf Grundlage einer hierfür gesondert dokumentierten Rechtsgrundlage beziehungsweise Einwilligung.
15. Newsletter und werbliche Kommunikation
Allgemeine Werbe-E-Mails, Newsletter oder vergleichbare elektronische Marketingnachrichten werden nur versendet, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht, insbesondere eine ausdrückliche Einwilligung. Eine konkrete Behandlungsanfrage ist nicht automatisch eine Einwilligung in allgemeine Werbung.
16. Externe Inhalte, Bewertungen und Social Media
Auf der Website können externe Inhalte oder Verlinkungen, beispielsweise Karten, Bewertungswidgets, YouTube, Facebook oder andere Dienste, eingebunden sein. Soweit durch eine eingebettete Funktion bereits beim Seitenaufruf personenbezogene Daten an externe Anbieter übertragen oder nicht notwendige Informationen auf dem Endgerät gespeichert beziehungsweise ausgelesen werden, erfolgt die Aktivierung erst nach entsprechender Einwilligung. Reine Links führen erst beim Aufruf des externen Dienstes zu dessen Datenverarbeitung.
17. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten können – jeweils nur soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich – insbesondere an zuständige Mitarbeiter, behandelnde Ärzte und medizinische Fachpersonen, zahntechnische Leistungserbringer, Hosting- und IT-Dienstleister, E-Mail- und Telekommunikationsdienstleister, Buchhaltung und Steuerberatung, Zahlungsdienstleister, gesetzlich berechtigte Behörden sowie auf Veranlassung des Patienten Versicherer oder andere benannte Empfänger übermittelt werden. Auftragsverarbeiter werden entsprechend vertraglich verpflichtet.
18. Übermittlungen außerhalb des EWR
Bei international tätigen Kommunikations-, Analyse-, Cloud- oder Social-Media-Anbietern kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums vorkommen. Eine solche Übermittlung erfolgt nur, soweit die Voraussetzungen der DSGVO erfüllt sind, etwa aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.
19. Speicherdauer
Anfragen ohne anschließendes Behandlungsverhältnis werden gelöscht, sobald sie für Bearbeitung, Nachweis oder berechtigte Rechtsinteressen nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Behandlungsrelevante Informationen werden entsprechend den gesetzlichen medizinischen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Rechnungs- und Steuerdaten werden nach den einschlägigen gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Einwilligungsbasierte Marketingdaten werden bis zum Widerruf beziehungsweise Wegfall des Zwecks verarbeitet, soweit keine begrenzte Nachweisspeicherung erforderlich ist.
20. Rechte betroffener Personen
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Datenschutzanfragen richten Sie bitte an info@completdent.de beziehungsweise an den oben genannten Datenschutzkontakt.
21. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den in Ungarn niedergelassenen Verantwortlichen ist insbesondere die Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH), 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., Ungarn, zuständig. Weitere zuständige Aufsichtsbehörden können nach den Regeln der DSGVO ebenfalls angerufen werden.
22. Automatisierte Entscheidungen
CompletDent trifft auf Grundlage der Website, eines Preisrechners oder automatisierter Vorverarbeitung keine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die eine zahnmedizinische Behandlung verbindlich festlegt. Diagnose, Indikationsstellung und endgültige Behandlungsplanung erfolgen durch entsprechend qualifizierte Fachpersonen.
23. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Veränderung und unzulässige Weitergabe zu schützen. Zugriffsrechte werden entsprechend der jeweiligen Aufgabe beschränkt. Besonders sensible medizinische Daten sollen nur über hierfür vorgesehene und abgesicherte Systeme verarbeitet werden.
24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich gesetzliche Vorgaben, die tatsächlich eingesetzten technischen Systeme oder unsere Dienstleistungen ändern. Insbesondere vor der produktiven Einführung zusätzlicher CRM-, Kommunikations-, Automatisierungs- oder KI-Funktionen ist der tatsächliche Datenfluss erneut zu prüfen.